Zásady ochrany osobních údajů ve společnostiSANATORIUMS.COM s.r.o.

Tento dokument obsahuje Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) ve společnosti SANATORIUMS.COM s.r.o. (dále jen „Naše společnost“) jako správce osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“). Těmito zásadami informujeme subjekty údajů o tom, jakým způsobem nakládáme s informacemi, daty, které s námi sdílíte. Ochrana soukromí a dále navazující ochrana osobních údajů je pro Naši společnost jednou z nejdůležitějších zásad, proto s osobními údaji nakládáme jen výhradně s platnou legislativou. Rádi bychom Vás požádali o přečtení těchto Zásad zpracování osobních údajů v Naší společnosti, abyste si byli jisti, jakým způsobem se při zpracování Vašich osobních údajů řídíme.

Kontakty v souvislosti s ochranou osobních údajů v rámci Naší společnosti

Informace o správci osobních údajů (dále jen „Správce“):

Obchodní firma: SANATORIUMS.COM s.r.o.
IČ: 031 04 681
DIČ: CZ03104681
Sídlo: Libušina 2127/19, 360 01 Karlovy Vary
Kontaktní email: info@sanatoriums.com
Kontaktní tel. číslo: +420355455981
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl v Naší společnosti jmenován.

Co je součástí těchto zásad:

1. Informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme.
2. Jak s Vašimi osobními údaji nakládáme.
3. Odkud získáváme Vaše osobní údaje.
4. Na základě jakých účelů je zpracováváme.
5. Komu osobní údaje poskytujeme.
6. Vaše práva v souvislosti s osobními údaji.

1. Jaké osobní údaje shromažďujeme?

V rámci Naší společnosti shromažďujeme zejména tyto osobní údaje. Při vytváření Vaší objednávky zpracováváme následující osobní údaje:

• Jméno a příjmení,
• Adresa bydliště či adresu trvalého pobytu, doručovací adresu,
• Datum narození,
• Telefonní číslo,
• Státní příslušnost,
• Cestovní pas,
• IP adresu,
• Lékařská indikace,
• Údaje o platební kartě

Obecně shromažďujeme Vaše osobní údaje jen v rozsahu, v jakém byly poskytnuty v souvislosti s objednávkou či uzavřením smlouvy s Naší společností, tedy jen v nezbytném rozsahu pro plnění smlouvy.

2. Jak s Vašimi osobními údaji nakládáme?

Osobní údaje jsou uchovávány v tištěné a/nebo v digitální podobě podle nařízení GDPR. Doba uchovávání je stanovena vnitřními pravidly Naší společnosti, která kontrolují zákonnost držení osobních údajů. Díky tomuto procesu víme jistě, že Vaše osobní údaje nejsou drženy nezákonně delší dobu, než je zapotřebí.

Všechny osobní údaje Správce ukládá jen po nezbytnou dobu k výkonu práv a povinností vyplývající ze smluvního vztahu mezi Subjektem údajů a Naší společností a z důvodu případného uplatňování nároků z těchto smluv uchováváme osobní údaje po dobu 10 (deset) let od ukončení smluvního vztahu. V případě, že jste Naši společnosti udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu, osobní údaje získané na základě tohoto souhlasu uchováváme po dobu, dokud svůj souhlas neodvoláte.

Naše společnost je správcem všech Vašich osobních údajů.

Naše společnost dále taktéž prohlašuje, že přijala veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů a že ke všem osobním údajům mají přístup jen Správcem pověřené osoby.

V souladu se zákony Evropské unie o zabezpečení dat, Naše společnost zajišťuje adekvátní procedury k zamezení neautorizovaného přístupu k osobním údajům a jejich zneužití. K ochraně a zabezpečení osobních údajů, které nám poskytujete, Naše společnost používá potřebné obchodní systémy a procedury. Naše společnost využívá bezpečnostní procedury a technická a fyzická omezení pro přístup k osobním údajům a jejich použití na našich serverech. Přístup k osobním údajům má pouze autorizovaný personál, který s daty pracuje.

3. Odkud získáváme Vaše osobní údaje?

Osobní údaje, které nám poskytnete získáváme zejména v rozsahu, v jakém byly poskytnuty v souvislosti s poptávkou a využití našich služeb na našem internetovém portálu sanatoriums.com. Dále zpracováváme osobní údaje v rámci jednání o uzavření smlouvy, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou. Vy, jako subjekt údajů máte povinnost poskytnout jen přesné a pravdivé údaje. V případě změny jakéhokoliv údaje jste povinni kontaktovat Naši společnost, abychom měli vždy ty nejaktuálnější informace.

4. Na základě jakých účelů zpracováváme osobní údaje?

Vaše údaje zpracováváme za různými účely. Zejména se jedná o následující:

1. Rezervace služeb: Vaše osobní údaje zpracováváme zejména z důvodu přijetí vaší objednávky a spravování této objednávky. Právním důvodem zpracování Vašich osobních údajů je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pod tento účel se vztahuje taktéž možnost využití letištního transferu či využití možnosti pomoci s vyřízením víz.
2. Podpora pro klienty: Všem klientům nabízíme telefonickou či emailovou podporu při jejich výběru pobytu či při vzniku určitého problému souvisejícího s objednávkou pobytu či se samotným pobytem. Tuto činnost vykonáváme na základě právního důvodu, kterým je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Oprávněný zájem je spatřován v možnosti zlepšování našich a služeb a pomoci naším klientům.
3. Využití přímého marketingu: Vaše osobní údaje budeme v omezeném rozsahu zpracovávat za účelem přímého marketingu (pokud nevyjádříte svůj nesouhlas s tímto účelem zpracováním). Právním důvodem zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Oprávněný zájem spatřujeme v tom informovat Vás v budoucnu o výhodnějších či kvalitnějších službách, než poskytujeme v dnešní době.
4. Plnění daňových povinností: Daňové doklady budeme zpracovávat na základě podle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
5. Následné hodnocení Vašeho pobytu: Po absolvování pobytu Vás můžeme požádat o zhodnocení Vašeho pobytu. K tomuto využijeme informace o Vaší destinaci a data pobytu.

Naše společnost zpracovává osobní údaje z přesně stanovených účelů vyjmenovaných v čl. 6 nařízení GDPR. V našem případě půjde tedy zejména o účel plnění smlouvy a poskytování služeb podle čl. 6 odst. 2 písm. b) GDPR; splnění právní povinnosti, která se vztahuje na Naši společnost, vedení evidence účastníků, marketingové a obchodní nabídky služeb Naší společnosti na základě čl. 6 odst. 2 písm. c) GDPR. V neposlední řadě taktéž zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho případného souhlasu, který jsme od Vás obdrželi.

5. Komu osobní údaje poskytujeme?

Osobní údaje, které o našich klientech zpracováváme zasíláme do zemí Evropské Unie, tak do třetích zemí. Osobní údaje jsou poskytovány:

1. Ubytovacím zařízením – Abychom mohli dokončit rezervaci našich služeb musíme zaslat vaše osobní údaje vyjmenované pod body 1.a až 1.f a další preference, které uvedete v objednávce Ubytovacímu zařízení.
2. Poskytovatelé služeb třetích stran – Na základě zpracovatelských smluv využíváme služeb třetích stran. Poskytovatelé služeb třetích stran můžeme využívat za účelem zasílání marketingových materiálů či ověření správnosti e-mailové adresy, kterou jste poskytli při rezervačním procesu.
3. Poskytovatelé platebních služeb – Pokud si v určitých případech vyžádáte vrácení peněz na účet či na platební kartu, máme povinnost sdělit některé rezervační údaje poskytovateli platebních služeb a příslušným finančním institucím.
4. Obchodní partneři – Obchodním partnerům, se kterými máme uzavřené zpracovatelské smlouvy, poskytujeme Vaše osobní údaje jen v rozsahu, ve kterém je to potřebné. Smluvními partnery jsou zejména transfer partneři či exkurzní partneři.
5. Kamenné kanceláře naší společnosti – V rámci zkvalitňování služeb mohou být Vaše osobní údaje sdíleny s kamennými kancelářemi naší společnosti v Evropské Unii i mimo ni.
6. Orgány veřejné moci – Máme povinnost zpřístupnit osobní údaje orgánům veřejné moci v případě, že to tak vyžaduje zákon nebo je to nezbytné z důvodu prevence, odhalování a stíhání trestných činu a podvodů.
7. Účetní a mzdová agentura – Abychom splnili zákonné povinnosti vyplývající nám z právního řádu České republiky, zasíláme potřebné dokumenty účetní a mzdové agentuře.
8. Lékařský specialista – Pokud vyplníte formulář na webových stránkách www.sanatoriums.com, abyste zjistili, který pobyt pro Vás bude nejvhodnější, osobní údaje, které sepíšete do tohoto formuláře zpracováváme jen po dobu 72 hodin a následně ihned vymazáváme.

6. Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

1. Právo na informace o Vašich osobních údajích
   Máte právo na získání potvrzení, zda jsou o Vaší osobě v Naší společnosti zpracovávané nějaké osobní údaje. Pokud o Vás Naše společnost zpracovává nějaké osobní údaje máte právo na sdělení všech osobních údajů, které o Vás zpracováváme.
2. Právo na kopii osobních údajů
   Pokud o Vás Naše společnost uchovává nějaké údaje, máte právo na informaci, za jakým účelem zpracováváme Vaše osobní údaje, jaké kategorie osobních údajů zpracováváme, zda jsou tyto údaje zpřístupněny jiným příjemcům, máte právo také zjistit plánovanou dobu, po kterou jsou uloženy osobní údaje, právo podat stížnost atd.
3. Právo na opravu osobních údajů
   Pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme jakýkoliv osobní údaj a zjistíte, že je nepřesný či neúplný, máte právo na aktualizaci či doplnění tohoto nepřesného údaje.
4. Právo na výmaz osobních údajů
   Máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, pokud již pro nás nejsou potřebné pro ten účel, pro který byly zpracovávány. Taktéž máte právo na výmaz, pokud jste odvolal souhlas s jejich zpracováváním nebo byly zpracovávány v rozporu s právními předpisy.
5. Právo na omezení zpracování osobních údajů
   Máte právo požadovat omezení zpracování, pokud popíráte přesnost osobních údajů, nebo je jejich zpracování protiprávní, ale odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho jen omezení jejich použitelnosti, nebo pokud nás požádáte, můžeme vaše vybrané údaje zpracovávat i poté, co nejsou potřebné k účelu, pro který byly Vámi Naší společnosti poskytnuty.
6. Právo na přenositelnost údajů
   V případě, že se Vaše osobní údaje zpracovávají automatizovaně, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které Vám následně budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
   Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, včetně profilování, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Pokud jsou Vaše údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, můžete vznést námitku, a následně již Vaše údaje nebudeme zpracovávat pro tento účel.
8. Právo odvolat souhlas
   Pokud jsme Vaše osobní údaje zpracovávaly na základě Vašeho souhlasu, máte právo kdykoliv odvolat tento souhlas. Zpracování osobních údajů, které proběhlo před odvoláním souhlasu, je zákonné.
9. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
   Pokud máte za to, že jsme Vaše osobní údaje zpracovávali nezákonně či došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů, maté právo podat stížnost u dozorového úřadu, v České republice je to Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
10. Poskytování osobních údajů subjektům údajů
    V případě, že subjekt údajů využije jednoho či více výše vyjmenovaných práv, Naše společnost má povinnost odpovědět na žádost neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Pokud subjekt údajů uplatní své právo prostřednictvím elektronické komunikace, Naše společnost mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické podobě, ledaže Subjekt údajů požádá o jiný způsob poskytnutí informací. Naše společnost má právo v případě opakované, čí nedůvodné žádosti o poskytnutí informací účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, bez ohledu na to, odkud byl přístup realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Naší společností a subjektem údajů je dána pravomoc a příslušnost soudů České republiky.
2. Odesláním rezervace či poptávky z internetového poptávkového nebo kontaktního formuláře potvrzujete, že jste seznámen s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.
3. Subjekty údajů, kteří poskytují své osobní údaje Naší společnosti na základě souhlasu se zpracováním Osobních údajů tak činí dobrovolně.
4. Naše společnost si vyhrazuje právo změnit či doplňovat tyto Zásady zpracování osobních údajů. Změnu či doplnění jsme povinni nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změny či doplnění zaslat subjektu údajů na e-mail registrovaný u Naší společnosti.
5. Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.